Písemná elektronická komunikace

Lekce 1: Psaní poštovních adres

Po prostudování této kapitoly budete schopni napsat adresu podle normalizované úpravy, kapitola je doplněna informacemi o správném psaní akademických titulů a zkratek.

Kapitola 1: Psaní poštovních adres

  1. Identifikace
    1. Adresy psané právnickým osobám
Právnická osoba je subjekt, který má právní způsobilost mít práva a povinnosti pod vlastním jménem.
Právnická osoba musí naplňovat následující skutečnosti:
  • název;
  • sídlo;
  • zákonná forma vzniku - zápis do registru (evidence);
  • zakládací listina;
  • organizační struktura - vymezení statutárních orgánů a jejich pravomocí;
  • majetková samostatnost - je vlastníkem majetku, má vlastní odpovědnost;
  • přidělení identifikačního čísla;
  • způsobilost k právům a povinnostem a způsobilost k právním úkonům.
Náležitosti upravující vznik a působení právnických osob upavují § 18 - 21 zákona č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, v platném znění.
Právnickými osobami jsou např.
  • akciová společnost;
  • společnost s ručením omezeným;
  • veřejná obchodní společnost;
  • komanditní společnost;
  • státní podnik;
  • družstvo (stavební, bytové);
  • obecně prospěšná společnost;
  • občanské sdružení;
  • nadace;
  • nadační fond;
  • církev;
  • územně samosprávný celek (obec, kraj, městská část) a příslušné úřady;
  • příspěvková organizace (škola);
  • školská právnická osoba ...
Adresy právnickým osobám obsahují
  • obchodní firmu, název nebo oficiálně užívanou zkratku úřadu, organizace;
  • slovo "firma", pokud by označení právnické osoby mohlo být považováno za označení fyzické osoby;
  • obor podnikání, je-li to účelné;
  • podle potřeby označení organizační složky (divize, závodu, oddělení) nebo jméno pracovníka.
+++
Figrema, s. r. o.
výroba drátěného programu
osobní odd., pí Nováková
---
    1. Adresy psané fyzickým osobám obsahují
  • oslovení (pan, paní, slečna);
  • titul (hodnost), jméno a příjmení adresáta;
  • funkci adresáta, je-li to vhodné;
  • podle potřeby zpřesňující údaj (u p. R. Skupy).
+++
Vážený pan
PhDr. Michal Prudký, CSc.
ředitel
---
Je-li v poštovní adrese uvedeno několik fyzických osob svým jménem a příjmením nebo společným označením, např. „manželé“, za adresáta se považuje kdokoliv z nich.
  1. Místní údaje
    1. Místo dodání nebo způsob dodání se určuje těmito údaji:
  • ulice, třída, náměstí, nábřeží, sady apod.; zkratka "ul." se v adrese nepíše; uvádí se orientační číslo, pokud není, píše se číslo pouze popisné;
  • číslo bloku, vchodu, podlaží, bytu, číslo dodávací schrány;
  • jestliže adresát disponuje poštovní přihrádkou, píše se do adresy adresáta pouze údaj "poštovní přihrádka" (p. p.) doplněný číslem, PSČ a název adresní pošty, na které je poštovní přihrádka zřízena, nikoliv název veřejného prostranství ani číslo domu;
  • fyzickým osobám je možné adresovat poštovní zásilku "poste restante" (rodné číslo ani datum narození se již v adrese neuvádí);
  • název obce, která nemá vlastní dodávací poštu, se píše na předposlední řádek; místní zpřesňující údaje (název lokality) se píšou do předposledního řádku;
  • název okresu se neuvádí.
+++ 
Vážená paní
Jana Pokorná
Křenovice 12
398 42 BERNARTICE U MILEVSKA
---
    1. Poštovní směrovací číslo a název adresní pošty se uvádějí takto:
  • na zásilkách určených do ČR musí poslední řádek poštovní adresy obsahovat PSČ a název adresní pošty; PSČ se člení na trojčíslí a dvojčíslí jednou mezerou; mezi PSČ a názvem adresní pošty se dělají dvě mezery (v textovém editoru volíme vložení dlouhé mezery – ve Wordu pomocí kláves Ctrl + Alt + mezerník);
  • PSČ se píše vždy od levé svislice (nikdy se nepředsazuje); musí být napsáno do stejného řádku jako název adresní pošty (nikoliv pod název adresní pošty);
  • předtištěné rámečky pro PSČ pod názvem adresní pošty jsou určeny pouze pro ruční vyplňování.
  1. Psaní titulů
Nejčastěji používané akademické tituly
    1. Bakalářský studijní program
Standardní doba studia je nejméně tři a nejvýše čtyři roky. Absolventům studia v bakalářských studijních programech se udělují tyto akademické tituly:
  • bakalář (ve zkratce „Bc.“ uváděné před jménem)
  • v oblasti umění „Bakalář umění“ (ve zkratce „BcA.“ uváděné před jménem)
    1. Magisterský studijní program
Standardní doba studia je nejméně čtyři a nejvýše šest roků, v případě, že navazuje na bakalářský studijní program nejméně jeden a nejvýše tři roky. Absolventům studia v magisterských studijních programech se udělují tyto akademické tituly:
  • v oblasti ekonomie, technických věd a technologií, zemědělství, lesnictví a vojenství "inženýr" (ve zkratce "Ing." uváděné před jménem),
  • v oblasti architektury "inženýr architekt" (ve zkratce "Ing. arch." uváděné před jménem),
  • v oblasti lékařství "doktor medicíny" (ve zkratce "MUDr." uváděné před jménem),
  • v oblasti veterinárního lékařství a hygieny "doktor veterinární medicíny" (ve zkratce "MVDr." uváděné před jménem),
  • v oblasti umění "magistr umění" (ve zkratce "MgA." uváděné před jménem),
  • v ostatních oblastech "magistr" (ve zkratce "Mgr." uváděné před jménem).
Magistrům se po vykonání státní rigorózní zkoušky udělují tyto akademické tituly:
  • v oblasti práva "doktor práv" (ve zkratce "JUDr." uváděné před jménem),
  • v oblasti humanitních, pedagogických a společenských věd "doktor filozofie" (ve zkratce "PhDr." uváděné před jménem),
  • v oblasti přírodních věd "doktor přírodních věd" (ve zkratce "RNDr." uváděné před jménem),
  • v oblasti farmacie "doktor farmacie" (ve zkratce "PharmDr." uváděné před jménem),
  • v oblasti teologie "licenciát teologie" (ve zkratce "ThLic." uváděné před jménem) nebo "doktor teologie" (ve zkratce "ThDr." uváděné před jménem); pro oblast katolické teologie "licenciát teologie".
    1. Doktorský studijní program
Standardní doba studia je tři roky. Studium se ukončuje státní doktorskou zkouškou a obhajobou disertační práce. Absolventům studia v doktorských studijních programech se udělují tyto akademické tituly:
  • Doktor (Ph.D. uváděný za jménem)
  • Doktor teologie (Th.D. uváděný za jménem)
Akademické tituly, vědecko-pedagogické hodnosti
Závaznou podobu mají ve shodě s platným zněním vysokoškolského zákona oficiální zkratky současných a v minulosti udílených vědecko-pedagogických hodností nebo akademických titulů: MUDr., MVDr., PhDr., PaedDr., JUDr., PhMr., RNDr., Ing., Bc., Mgr.; dále CSc. a DrSc. Jiným způsobem se zkracují tituly jako Ing. arch., akad. arch., ak. mal., ak. soch. aj. Zkratky vědecko-pedagogické hodnosti profesor a docent se píšou s počátečním písmenem malým (prof., doc.).
Má-li oficiální podoba zkratky velké písmeno, pak podoba s malým písmenem platí za neoficiální. Použijeme ji tehdy, nespecifikujeme-li druh doktorátu (dr. A. Vomáčková). Můžeme ji použít také ve sděleních pracovního rázu, kdy uvádíme pouhé příjmení a jeden z titulů: obraťte se na ing. Nováka; po dobu nepřítomnosti zastupuje doc. Bílou mgr. Zelená.
Zkratky titulů kandidát věd a doktor věd (CSc. a DrSc.), které se uvádějí za příjmením, oddělujeme čárkami stejně, jako bychom oddělili plná vyjádření: (zúčastnil se také docent Nový, kandidát věd, a připomněl...) zúčastnil se také doc. Nový, CSc., a připomněl.
Nověji se místo titulu CSc. uděluje doktorský titul, jehož zkratku slýcháme v podobě [pí ejč dý], popř. [pé há dé]. Kdybychom ho měli napsat tak, jak to odpovídá české tradici v psaní zkratek titulů, napsali bychom PhD. (pro teologii ThD.); ale v zákoně o vysokých školách je uvedena podoba Ph.D. (Th.D.).
Diplomovaný specialista
V roce 1994 přiznalo MŠMT absolventům vyššího odborného studia právo používat za svým příjmením označení podle druhu završeného studia: diplomovaný specialista, diplomovaný technik, diplomovaný ekonom, diplomovaný fyzioterapeut, diplomovaný ergoterapeut, diplomovaný správní specialista, diplomovaný informační specialista, diplomovaný sociální pedagog (v roce 1996 přibyl diplomovaný sociální pracovník.) Kromě titulu diplomovaný specialista se tato označení neměla zkracovat.
V roce 1998 stanovilo MŠMT sjednocení těchto označení a na diplomech se má uvádět diplomovaný specialista v oboru... Pokud jde o zkratku uváděnou se jménem: "Zkrácená podoba označení absolventů vyšší odborné školy pro všechny obory je "DiS." a uvádí se vždy za jménem absolventa." (Opatření ministra..., č. j. 10 621 / 98 - 23, čl. 1-2) Pokud jde o kladení čárky, postupujeme jako u akademických titulů (srov. tam): Jan Novák, DiS., podal přihlášku do výběrového řízení.    

Kapitola 2: Zkratky v poštovních adresách

Způsob psaní zkratek stanoví Pravidla českého pravopisu.
Nejčastěji užívané zkratky
  1. Zkratky tvořené zkrácením ze začátku slova
Za zkratkami, které se tvoří zkrácením ze začátku slova se píše tečka.
+++
zvl. (zvláště), p. (pan, pánové), popř. (popřípadě)
---
Jak v normě ČSN 01 6910, tak i v Pravidlech českého pravopisu, je opomenuta zratka, kterou občas používáme. Je jí zkratka event. nebo ev. (eventuální, eventuálně). Starší verze aplikace MS Word automaticky nahrazovaly zkratku ev.zkratkou event. - je třeba tuto skutečnost ošetřit v nastavení slovníku automatických oprav.
Další vynechanou zkratkou je zkratka vč.(včetně) - dle jazykové poradny Ústavu pro jazyk český se používá zřídka, nicméně tvar vč. je správný.
  1. Zkratky tvořené začátkem a koncem slova
Jestliže se slovo krátí začátkem a koncem slova, tečka se za zkratkou zpravidla nedělá.
+++
fa (firma), pí (paní), cca (circa)
---
  1. Zkratky ze dvou nebo více slov
Uvnitř zkratek vytvořených ze dvou nebo více slov náleží za každou tečku mezera.
+++
a. s., s. r. o., spol. s r. o., t. r., v. r., Ústí n. Orl.
---
Pozor! - Někdy se můžeme setkat se zkratkami v názvech právnických osob (například a.s., s r.o.) bez mezer za tečkami. K této anomálii mohlo dojít při zápisu názvu právnické osoby do zřizovací listiny a následně do příslušného rejstříku - v tomto případě je třeba psát název tak, jak je oficiálně uveden v dokumentech právnické osoby a v patřičném rejstříku - tedy s chybami.
Některé zkratky dvou nebo více slov se píší dohromady, nebo je možný dvojí způsob psaní.
+++
tj. (to je), č. j., čj. (číslo jednací), č. p., čp. (číslo popisné)
---
  1. Iniciálové zkratky
Iniciálové zkratky jsou utvořeny z velkých počátečních písmen. mezi písmeny ani za zkratkami se tečky nepíší.
+++
ČR, ČSAD, UNICEF, OSN
---
  1. Zkratky akademických titulů, vojenských a vědeckých hodností
Zkratky akademických titulů, vojenských hodností apod. uvedené před jménem se čárkou neoddělují.
+++
Ing. arch. Jana Nováková, kpt. Martin Hrubý ...
---
Zkratky vědeckých hodností uvedené za jménem se oddělují čárkou
+++
PhDr. Renáta Pokorná, CSc.
MUDr. Karel Novák, DrSc., Olomouc
Ing. Milan Drobný, MBA
Mgr. Jiří Nekuda, Ph.D.
---
Mezi vědeckými tituly uvádí autor normy ČSN 01 6910 i titul DiS. Tento titul není vysokoškolským titulem, právo užívat jej mají absolventi vyšších odborných škol. Tento titul se rovněž odděluje čárkou.
+++
Petra Spurná, DiS.
---
  1. Zkratky právního označení podnikatelských subjektů
Zkratka právní formy společnosti uvedená před jejím názvem se čárkou neodděluje.
+++
A. s. Vela;
v. o. s. Oliva
---
Zkratka právní normy za názvem se odděluje čárkou
+++
Modia, a. s.
Nella, spol. s r. o., Praha
---
Jak již bylo řečeno výše, označení podnikatelského subjektu musí odpovídat zápisu v příslušném rejstříku - v tomto případě má tento název firmy přednost před gramatickými pravidly.
Na konec ještě jedna užívaná zkratka, která nezapadá ani do jednoho zvýše uvedených oddílů. Jedná se o zkratku dtto – může se psát i detto nebo dto – a znamená rovněž nebo totéž. Píše se malými písmeny bez teček a bez mezer.   

Kapitola 3: Kontrolní otázky

  1. Oddělujeme zkratky vědeckých hodností uváděných za jménem čárkou?
  2. Oddělujeme zkratky akademických titulů uváděných před jménem čárkou?
  3. Co označuje titul DiS. a kde se uvádí (před jménem nebo za jménem)?
  4. Co musíme uvést v 1. řádku adresy určené fyzické osobě?
  5. Zkracujeme-li slovo prvním a posledním písmenem daného slova, děláme za tímto zkratkovým slovem tečku? Znáš nějaký příklad?
  6. Kolik mezer musíme udělat mezi PSČ a názvem adresní pošty?
  7. Oddělujeme zkratku právní formy uvedenou za názvem firmy čárkou?

Kapitola 4: Cvičení

  1. Vytvořte z následujícího zadání adresy podle normalizačních zásad, nenechte se zmást pořadím, v němž jsou z cvičných důvodů jednotlivé prvky poštovní adresy adresáta uváděny, v případě potřeby doplňte potřebné údaje – např. oslovení: Jiráskova 7, Týn n. Vltavou, PSČ 375 01, hudební vydavatelství, KURZ A JÍLEK.
  2. Klára Procházková, Řevnice, PSČ 252 30, u pí Novotné, Masarykova 8.
  3. Zlín, Karel Petra a spol., Jiříčkova 15, opravna obuvi, 760 00.
  4. Dobruška, ul. Jiráskova 7, 518 01, Martin Novotný, RNDr., Ph.D.
  5. MORAVOLEN, akciová společnost, ulice Velkomoravská 5, reklamační oddělení, Ing. Jan Pokorný, Jihlava, 586 00.
  6. Ohnišov 25, Mgr., DrSC., Jana Nováková, 517 84.

Kapitola 5: Autotest

  1. Ve které zkratce je chyba?




     
  2. Který z uvedených titulů se píše za jménem a odděluje se od jména čárkou?




     
  3. Který z uvedených titulů se uvádí před jménem?




     
  4. Co znamená zkratka P. F.?




     

Lekce 2: Dopisy fyzických osob právnickým osobám

Po prostudování této kapitoly budete schopni napsat dopis úřadu, organizaci, podnikatelské firmě ap. Na úřady se nejčastěji obracíme s různými žádostmi, stížnostmi, podnikatelským firmám píšeme objednávky, reklamace, urgence, poptávky ap., organizaci píšeme žádost o místo, o příspěvek z FKSP, životopis, žádost o ukončení pracovního poměru, atd.

Kapitola 1: Struktura dopisu

Občané píší žádosti o místo, obracejí se na úřady se žádostmi anebo stížnostmi, zasílají podnikatelským subjektům objednávky, urgence a reklamace. Všechny tyto dopisy fyzických osobosobám právnickým se upravují stejným způsobem na čisté listy formátu A4.
Struktura dopisu:
  1. Adresa odesílatele
Dopis začíná vlevo nahoře úplnou adresou odesílatele včetně PSČ, lze připojit číslo telefonní linky, mobilu, e-mailovou adresu. Úprava adresy odesílatele se normou nestanoví. Po napsání své adresy se vynechávaly při psaní strojem 4 řádky. V textovém procesoru se místo vynechání 4 řádků používá meziodstavcová mezera 48 b. - Domů – Odstavec – Mezery – Za).
  1. Adresa adresáta
Od levé svislice se umístí adresa adresáta podle normalizovaných zásad. Při psaní strojem vynecháme 2 řádky. V textovém procesoru se místo vynechání dvou řádků používá meziodstavcová mezera 24 b. Domů – Odstavec – Mezery – Za).
  1. Datum
Datum se píše se v řádkovém tvaru, vzestupně, měsíc se vypisuje slovem. V datu můžeme uvést i místo odeslání, za místem odeslání nesmí být čárka (byla by to hrubá pravopisná chyba)! příklady:
+++
Olomouc 13. října 2009; V Olomouci dne 13. října 2009; 13. října 2009
---
Za datem se vynechávají při psaní strojem opět 2 řádky a následuje heslovité vyjádření věci. V textovém procesoru se místo vynechání dvou řádků používá meziodstavcová mezera 24 b. Formát – Odstavec – Mezery – Za).
  1. Heslovité vyjádření věci
Heslovité vyjádření předmětu dopisu začíná velkým písmenem a neukončuje se tečkou. Zvýrazňuje se zpravidla tučným tiskem.
+++
Žádost o místo
Dotaz na možnost spolupráce
---
Nikdy se nepíše slovo VĚC, ať s dvojtečkou nebo bez dvojtečky, velkým či malým písmem!
Za heslovitým vyjádřením obsahu dopisu vynecháme při zpracování strojem 2 řádky a následuje oslovení. V textovém procesoru se místo vynechání dvou řádků používá meziodstavcová mezera 24 b. domů – Odstavec – Mezery – Za).
  1. Oslovení
Oslovení začíná vždy od levé svislice končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se při psaní strojem vynechává jeden řádek. V textovém procesoru neřádkujte, používejte meziodstavcové mezery (jeden řádek = 12 bodů).
Oslovení náleží do každého dopisu.
Úřad, podnik, firma se oslovuje např. takto:
+++
Vážení, Vážená paní, Vážený pane, Vážení obchodní přátelé, Vážené paní a pánové, Vážené paní/vážení pánové, ...
---
Muži se oslovují 5. pádem
+++
Vážený pane ministře, poslanče, řediteli, vedoucí ...
Vážený pane Nováku, Krbče
---
Ženy se oslovují přechýleným tvarem jejich titulu
+++
Vážená paní ministryně, poslankyně, předsedkyně, inženýrko, ředitelko, docentko, doktorko, ...
---
Posloupnost v oslovení:
Pokud oslovujeme určitou osobu, dáváme na prvním místě přednost oslovení funkcí, pokud ji známe. Pokud oslovený nemá žádnou funkci, oslovujeme jej titulem. Nemá-li titul, oslovujeme příjmením.
+++
Vážený pane ministře, poslanče, řediteli, vedoucí, ...
Vážená paní inženýrko, magistro, ...
Vážený pane Nováku, Krbče
---
  1. Text dopisu
V úřední korespondenci se považuje za základní jednoduché řádkování.
Na dopisních papírech formátu A4 se nechává levý i pravý okraj stejně široký, zpravidla 25 mm, minimálně 20 mm.
Ve 2. popř. ve 3. odstavci se věnujeme meritu věci – píšeme, co žádáme, předposlední odstavec – fráze na závěr a poslední odstavec je pozdrav.
Úprava okrajů:
  • Bloková úprava - levý okraj textu je zarovnán od levé svislice, datum a podpis může být napsán vlevo od levé svislice nebo může být umístěn vpravo
  • Odstavcová úprava (nový odstavec je odsazen – v textových procesorech nepoužívejte při odrážení odstavců mezerník! K tomuto účelu využijte odsazení prvního řádku odstavce (Domů – Odstavec – Odsazení – Speciální – První řádek), To je jediný správný způsob práce. Lze také využít klávesu tabulátoru, která je nad klávesou CapsLock.Datum i podpis musí být vpravo.
Doporučuje se používat automatické dělení slov – při zarovnání do bloku se tím zabrání přílišnému roztažení některých řádků. Dělení slov se však nehodí pro e-mailové zprávy.
  1. Fráze na závěr
Tvoří samostatný odstavec, začíná velkým písmenem a končí tečkou.
+++
Věřím v brzké vyřízení mé žádosti.
Těším se na osobní setkání u konkurzu.
Očekávám vyřízení mé reklamace co nejdříve.
Věřím, že své znalosti a dovednosti uplatním právě ve Vaší firmě.
---
  1. Pozdrav
Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku se odděluje jedním prázdným řádkem (tedy nám známou mezerou za odstavcem). V úředním styku volíme neosobní tón, proto dáváme přednost formálnímu pozdravu bez přívlastků (s přátelským, se srdečným ap.).
+++
S pozdravem
---
Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Za větou se pak nedělá tečka!
+++
Očekávám brzké vyřízení mé žádosti a jsem s pozdravem
---
  1. Podpis je vždy vlastnoruční, pod podpis se jméno a příjmení již nevypisuje.
  2. Přílohy
Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádí od levé svislice (pod posledním řádkem textu se vynechávají jeden až tři řádky).
Posledním řádkem se rozumí podpis, upozornění na přílohy tedy umístíme obvykle 12 – 36 bodů (meziodstavcová mezera) pod podpisem.
Přílohy se mohou:
  • uvést počtem (jsou-li vyjmenovány v textu); zvýrazní se stejným způsobem jako "věc" – např. tučně. Je-li 1 příloha, nepíšeme číslici, ale pouze Příloha
  • vyjmenovat (při malém počtu); každá příloha se zvýrazní
  • vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy; jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují. Za nadpisem Přílohy není žádné interpunkční znaménko
+++
1. - počtem
Příloha
2 přílohy 
2.- vyjmenovat
Životopis
Kopie maturitního vysvědčení 
3. - pod nadpis Přílohy
Přílohy
Životopis
Kopie maturitního vysvědčení
---
  1. Rozdělovník
Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamenává pod podpis nebo pod přílohy od levé svislice po vynechání jednoho řádku. Nadpis Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie se zvýrazní, nepíše se za nimi žádné členicí znaménko. Výčet adresátů se píše pod nadpis.
Při nedostatku místa lze rozdělovník umístit v pravé dolní čtvrtině.
+++
Na vědomí
Městský úřad Přerov
Městský úřad Prostějov
---
Několikastránkové dopisy
Při psaní delšího dopisu je třeba vždy pamatovat na dostatek místa pro závěr dopisu (vlastnoruční podpis nesmí být překryt razítkem).
Je-li zřejmé, že se dopis se všemi náležitostmi na jednu stránku nevejde, je třeba pokračovat na dalším listu. Značka ./2 vpravo dole znamená pokračování na dalším listu. Jestliže se vpravo nahoře čísluje i první strana (1/2 apod.), odpadá značka vpravo dole.
V praxi se obvykle místo značky ./2 normálním způsobem stránky očíslují. Chceme-li použít zmíněnou značku, vložíme do zápatí pole Stránka, lomítko a počet stránek.
Stránka nesmí končit nadpisem, text nekončí rozděleným slovem. Začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat nejméně dva řádky. Na poslední stránce se píše ještě alespoň jeden celý řádek textu kromě pozdravu.
Druhy a velikosti písma
Písma mohou mít konstantní rozteče znaků (např. Courier) nebo mohou být proporcionální, tj. šířka roztečí znaků se řídí šířkou písmen (Times New Roman aj.).
Některá písma jsou bezpatková (Arial, Tahoma, Verdana), některá jsou patková (Times New Roman, Courier).
V korespondenci se často uplatňuje Arial nebo Times New Roman. Pro psaní číselných sestav je výhodnější písmo s konstantní šířkou znaků. Pro tisk se lépe hodí písma Times New Roman nebo Arial, pro čtení na obrazovce Verdana nebo Tahoma.
Dopisy se mají psát stojatým písmem o velikosti alespoň 10 bodů, nejvhodnější je velikost 12. Kurzívou se nesmějí psát adresy a čísla, nedoporučuje se psát kurzívou celé dopisy. Kurzíva je vhodná pro zvýraznění kratších textových úseků – skloněné písmo je hůře čitelné.     

Kapitola 2: Zvýraznění textu

Způsoby zvýraznění textu
Nedoporučujeme v textu kombinovat více způsobů zvýrazňování v jednom odstavci.
  1. Umístění na samostatný řádek
Zvýrazněný text lze umístit na samostatný řádek od levé svislice, od zarážky nebo na horizontální střed řádku; od předcházejícího a následujícího textu se oddělí prázdným řádkem.
+++
Z internetových stránek Vaší firmy jsem se dozvěděl, že vyhlašujete výběrové řízení na pozici konstruktér.
 
O toto místo mám zájem.
 
Vystudoval jsem Středním průmyslovou školu strojnickou, zaměření počítačové. ....
---
  1. Změna řezu písma (tučný tisk, kurzíva), podtržení
V úřední korespondenci se používá zejména zvýrazňování tučným tiskem.
+++
Střední průmyslová škola strojnická v Olomouci hledá finanční účetní.
---
Text nebo jeho část můžeme zvýraznit též kurzívou.
+++
Střední průmyslová škola strojnická v Olomouci hledá finanční účetní.
---
Podtržení začíná pod prvním a končí pod posledním znakem zvýrazněného textu, včetně připojeného interpunkčního znaménka. Víceslovný text nebo věta se podtrhávají souvisle
Správné podtržení - včetně interpunkčního znaménka.
+++
Střední průmyslová škola strojnická v Olomouci hledá finanční účetní.
---
Nesprávné podtržení.
+++
Střední průmyslová škola strojnická v Olomouci hledá finanční účetní. 
---
Podtržení končí před interpunkčním znaménkem pouze v případě hypertextového odkazu, který bývá v textu označen modře a končí posledním znakem tohoto odkazu. V praxi se většinou hypertextový odkaz v textu, pokud nemá přímou návaznost na odkazovaný zdroj, obvykle ruší (na odkaz klikneme pravým tlačítkem myši a zvolíme možnost z nástroje Hypertextový odkaz v dialogovém okně možnost Odebrat hypertextový odkaz - poté se bude vybraný text chovat jako běžný text).
  1. Změna velikosti nebo druhu písma
Textové procesory nabízejí řadu rozmanitých druhů |(fontů) písma. Nabádáme však v jejich používání k velké střídmosti a obezřetnosti - v jednom dokumentu mohou být použity maximálně tři fonty písma. Nelze doporučit kombinace jednotlivých typů zvýraznění.
  1. Psaní velkými písmeny (verzálkami), vložení do uvozovek
Nabídky zasílejte na adresu školy pod značkou "KONKURZ". 
 
  1. Prokládání
Prokládání je zvětšování rozestupu mezi jednotlivými znaky textu. V proloženém textu se prokládá i písmeno "ch" a připojená interpunkčrní znaménka. Neprokládají se čísla a iniciálové zkratky. Mezi dvěma proloženými slovy nebo mezi slovem proloženým a neproloženým jsou zvětšené mezery.
V textovém procesoru se používá funkce Proložení znaků (na kartě Domů v nástrojové skupině Písmo).
+++
Hledáme obchodního zástupce pro oblast C h e b , T a c h o v . Nástup od 9. září t. r.
---
  1. Výčty
Začátek a konec výčtu se od předcházejícího a následujícího textu odděluje prázdným řádkem. Výčet se umísťuje od levé svislice, od zarážky, na střed řádku apod., jednotlivé body se označují číslicemi, písmeny abecedy, pomlčkami nebo jinými odrážkami.
+++
SPŠS v Olomouci otevírá obor Strojírenství se zaměřením:
1. počítačová podpora konstruování,
2. řízení jakosti,
3. podnikání v EU.
---
Jednotlivé body, které obsahují více řádků, se oddělují prázdným řádkem (resp. zvětšením meziodstavcové mezery).
+++
V zimní kolekci nabízíme:
 
- dámské zimní kabáty dlouhé a kožené bundy s kapucí
v barvě černé a hnědé, velikost 36 – 46;
 
- pánské svetry – různé vzory,
materiál 100% akryl, barva camel a černá, velikost M – XXL.
--- 
Jestliže jsou body výčtu graficky odlišeny, interpunkční znaménka se na konci řádku psát nemusí.
+++ 
S výraznými slevami nabízíme:
 
  • koberce
  • záclony
  • bytový textil
---   

Kapitola 3: Kontrolní otázky

  1. Jaký je rozdíl mezi blokovou úpravou a zarovnáním do bloku?
  2. V čem se liší bloková úprava od odstavcové úpravy?
  3. Kterou adresu píšeme v žádosti nejdříve, adresu odesílatele nebo příjemce?
  4. Patří za závěrečný pozdrav tečka?
  5. Jaké jsou způsoby zvýraznění textu v dopisech?
  6. Jak píšeme přílohy v dopisech?

Kapitola 4: Cvičení

  1. Napište žádost o vydání stavebního povolení: dopis adresujte Ing. P. Novotnému, pracovníkovi odboru výstavby Městského úřadu Mikulov na Moravě, Žerotínova 23, 692 01 Mikulov na Moravě). Požádejte o vydání stavebního povolení na stavbu rodinného domku (parcela č. 571A v katastrálním území Mikulov na Moravě I). Požadovanou dokumentaci, tedy výpis z evidence nemovitostí, snímek pozemkové mapy a doklad o zaplacení správního poplatku k dopisu přikládáte. V závěru vyjádřete naději, že žádost bude vyřízena co nejdříve. Kopii žádosti zašlete na vědomí odboru životního prostředí MÚ Mikulov.

Kapitola 5: Autotest

  1. Ve kterém oslovení je chyba?




     
  2. Ve kterém oslovení není chyba?




     
  3. Za heslovitým vyjádřením věci bude




     
  4. Ve které závěrečné frázi je chyba?




     
  5. Vyber frázi, ve které není chyba





     

Lekce 3: Životopis

Po prostudování této kapitoly budete schopni napsat strukturovaný životopis a vypracovat evropský životopis.

Kapitola 1: Náležitosti životopisu

Životopis je písemnost, ze které si zaměstnavatel udělá „první dojem“ o uchazeči.Bývá přílohou k žádosti o místo.
Všechny údaje v životopisu musí být pravdivé (uvádění nepravdivých informací je trestné).
Forma může být různá: životopis se píše nejčastěji přehledným (strukturovaným) způsobem, který usnadňuje orientaci v uvedených údajích. Píšeme-li vypravovací formou, dbáme na správný pravopis a stylizaci. Životopis musí být opatřen datem (píšeme vzestupně – den, měsíc slovy, rok) a vlastnoručním podpisem (nikoliv podpisem psaným na počítači).
Obsahové náležitosti životopisu
  1. Osobní údaje:
  • jméno a příjmení,
  • bydliště,
  • kontaktní údaje - e-mail,telefon/mobil
  • datum narození, národnost, rodinný stav a počet dětí se uvést může, ale nemusí
  1. Vzdělání
  2. Zaměstnání a praxe
  3. Zkoušky a certifikáty
  4. Znalosti a zájmy (zvláště uchazeč zdůrazňuje své znalost práce na PC – programy, které ovládá, komunikační dovednosti, znalosti cizích jazyků – jejich úroveň
  5. Zdravotní stav – (uvádí se dobrý v případě, že uchazeč nemá sníženou pracovní schopnost a není držitelem průkazu ZTP)
  6. Reference (mohou a nemusí být uvedeny)
  7. Datum
Vlastnoruční podpis     

Příklad

 
 
Obrázek: Životopis - vzor   

Kapitola 2: Europass

Europass je prvním evropským souborným dokladem o vzdělání a pracovních zkušenostech. Není novým certifikátem, pouze souhrnně popisuje kvalifikace. Usnadňuje komunikaci mezi zaměstnavateli a uchazeči o práci, studenty a vzdělávacími institucemi v celé Evropské unii.
Europass zlepšuje transparentnost kvalifikací a mobilitu pracovníků na evropském pracovním trhu. Jeho pořízení je bezplatné.
Europass tvoří pět dokumentů:
  1. Europass - životopis
  2. Europass - jazykový pas
  3. Europass - mobilita
  4. Dodatek k diplomu
  5. Dodatek k osvědčení
 
Europass-životopis
  • je základním dokumentem Europassu
  • vyplňuje si jej každý občan sám v libovolném jazyce EU
  • není potvrzován třetí stranou.
Formulář
  • umožňuje občanům systematicky, chronologicky a pružně uvést údaje o svých kvalifikacích a kompetencích.
E-CV je možno vyplňovat:
  • elektronicky
  • v tištěné formě (v Národní centrále europassu lze na požádání získat papírový formulář)
  • on line v mnoha evropských jazycích na Evropském portálu Europassu (www.europass.cz)
Vyplňujete-li elektronický formulář stažený z internetu nebo on-line, máte možnost odstranit každou kolonku, kterou nechcete vyplnit, aby se na obrazovce nebo v tištěné podobě nezobrazily žádné prázdné kolonky.
Na internetových stránkách lze najít formulář Europass - životopisu (dokument Word) ve všech jazycích EU, vzorové příklady vyplněného formuláře životopisu a pokyny pro vyplňování (v pdf).   

Kapitola 3: Kontrolní otázky

  1. Musí být strukturovaný životopis při poslání doporučeně podepsán vlastní rukou?
  2. Píšeme v životopise datum?
  3. Musí být Europass – evropský životopis – potvrzován třetí stranou?
  4. Platí se za pořízení Europassu – životopisu?
  5. Které další dokumenty Europassu znáš (kromě evropského životopisu)?
  6. Které obsahové náležitosti obsahuje strukturovaný životopis?

Kapitola 4: Cvičení

  1. Nastylizujte vlastní životopis
  2. Podle vzoru na stránkách www.europass.cz vypracujte vlastní evropský životopis

Kapitola 5: Autotest

  1. Který z uvedených údajů musí životopis obsahovat?




     
  2. Který z uvedených údajů nemusí životopis obsahovat?




     
  3. Ve kterém jazyce vyplňujeme Europass – evropský životopis?




     
  4. Ve které formulaci není stylizační nedostatek?




     

Lekce 4: Motivační dopis

Po prostudování této kapitoly budete schopni napsat žádost o místo (motivační dopis).

Kapitola 1: Motivační dopis - žádost o místo

Zaměstnavatelé obvykle požadují písemnou žádost o místo doplněnou životopisem a doklady o dosaženém vzdělání. Podle těchto písemností pak vyberou několik adeptů, kteří vyhovují jejich požadavkům, a pozvou je na přijímací pohovor – konkurzní řízení.
Mohou také pověřit odbornou agenturu, aby jim nejsprávnějšího uchazeče vytipovala. Je tedy v zájmu uchazeče, aby se co nejlépe prezentovat.
Žádost o místo má být promyšlená, bez pravopisných chyb, kopie dokladů přikládaných k žádosti mají být notářsky ověřené. Osobní doklady nikdy nedáváme z ruky, odevzdávají se jen kopie!
Žádost o místo nemá být opakováním toho, co je uvedeno v životopisu. Zdůrazníme jen ty znalosti a dovednosti, které jsou u daného místa potřebné. Sloh má být věcný, formální, při popisu vlastních schopností není vhodné nadsazovat, nebo dokonce lhát!
  1. Obsahové náležitosti žádosti o místo:
  2. Odkaz na nabídku (kde jsme se o ní dozvěděli), důvod žádosti
  3. Zdůrazníme schopnosti, které by nám u dané pozice mohly pomoci
  4. Možný termín nástupu
  5. Závěrečná fráze (žádost o pozvání ke konkurzu)
  6. Pozdrav
  7. Přílohy
  8. Vlastnoruční podpis

Příklad

Obrázek: Žádost o místo - vzor   

Kapitola 2: Několik zásad správné stylizace dopisů

  1. Vyjadřujeme se stručně, jasně, úsporně. Dopis má za úkol podat informaci. Vyhýbáme se slovům možná, asi. U příjemce dopisu způsobují pochyby o vašich záměrech, vytvářejí nedůvěru.
  2. Netvoříme zbytečně složitá souvětí (ztrácí se přehlednost), pozor na čárku před spojkou „a“v souvětích s vloženou vedlejší větou, která se často vyskytuje v závěrečných frázích dopisů:
+++
Věřím, že své znalosti a dovednosti uplatním právě u Vás, a těším se na osobní setkání. (Podtržená věta je vedlejší vložená, proto je před a čárka.)
---
  1. Nepoužíváme nadbytečně podmiňovací způsob:
+++
špatně: Chtěli bychom se přihlásit do výběrového řízení na pozici ...
správně: Hlásím se do výběrového řízení na pozici ...
Pozn.: Pozor na pravopis - správný tvar je „bychom, byste“, nikoliv „by jsme, by jste“ !!!
---
  1. Nehromadíme podstatná jména:
+++
špatně: Prosím o zrušení rozhodnutí ...
správně: Prosím, abyste rozhodnutí zrušili ...
---
  1. Nezneužíváme fráze, módní výrazy, pozor na správný význam cizích slov (např. nejoptimálnější = nesmysl, již slovo optimální znamená nejlepší). Pozor na pravopisně správný tvar slova výjimečný, výjimečně.
  2. Nehromadíme stejná slova, neopakujeme to, co lze nahradit zájmenem či synonymem (tj. slovem se stejným nebo podobným významem).
  3. Dbáme na přehlednost dopisu, té dosáhneme grafickou úpravou = správně členíme do odstavců, podtrháváme, píšeme tučně, zarovnáváme na střed řádku ...
  4. Pozor na pravopisně správný tvar psaní 2. os. v dopisech – píšeme velké písmeno! (Vás, Vaše škola, Vámi podaný návrh ...).

Kapitola 3: Kontrolní otázky

  1. Píšeme v žádosti o místo datum?
  2. Které přílohy se přikládají k žádosti o místo?
  3. Které obsahové náležitosti obsahuje motivační dopis?

Kapitola 4: Cvičení

  1. Podle inzerátu z novin vypracujte žádost o místo
  2. Vypracujte motivační dopis, v němž žádáte o přijetí na brigádu v místě Vašeho bydliště

Kapitola 5: Autotest

  1. Vyber frázi, ve které není chyba




     
  2. K žádosti o místo přikládáme:




     
  3. Ve kterém tvaru data je chyba?




     

Lekce 5: Přezkoumání rozhodnutí o nepřijetí ke studiu

Po prostudování této kapitoly budete schopni napsat odvolání proti nepřijetí ke studiu.

Kapitola 1: Podmínky pro přijímání ke studiu na VŠ

Podmínky pro přijímání ke studiu na vysoké škole stanovuje § 48 a 48 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), v platném znění.
Podmínkou ke studiu v bakalářském a magisterském studijním programu je dosažení úplného středního vzdělání nebo úplného středního odborného vzdělání.
Vysoká škola nebo fakulta může stanovit další podmínky přijetí ke studiu týkající se
  • určitých znalostí
  • schopností
  • nadání
  • prospěchu ze střední školy
Kromě toho může stanovit nejvyšší možný počet přijímaných uchazečů, kteří splnili stanovené podmínky - splní-li tyto podmínky větší počet uchazečů, rozhoduje pořadí nejlepších.
Splnění výše uvedených podmínek se ověřuje zpravidla přijímací zkouškou.
Vysoká škola nebo fakulta zveřejní v dostatečném předstihu, nejméně však čtyřměsíčním,
  • lhůtu pro podání přihlášek ke studiu
  • podmínky pro přijetí
  • termín a způsob ověřování jejich splnění
Pokud je součástí ověřování požadavek přijímací zkoušky, zveřejní rovněž
  • formu
  • rámcový obsah zkoušky
  • a kritéria pro její hodnocení
Tyto skutečnosti musí být zveřejněny na úřední desce vysoké školy nebo fakulty. Stejným způsobem musí být zveřejněn nejvyšší počet studentů přijímaných ke studiu v příslušném studijním programu.    

Kapitola 2: Přijímací řízení na VŠ

Přijímací řízení se zahajuje doručením přihlášky ke studiu na vysoké škole nebo její součásti, která uskutečňuje příslušný studijní program.
V přihlášce se uvede:
  • jméno, popř. jména a příjmení
  • rodné číslo, bylo-li přiděleno
  • adresa místa trvalého pobytu na území ČR, popř. bydliště mimo území ČR.
Cizinec uvede též
  • datum narození
  • pohlaví
  • bydliště v ČR
  • státní občanství.
O přijetí ke studiu ve studijním programu, který uskutečňuje fakulta, rozhoduje děkan fakulty. O přijetí ke studiu ve studijním programu, který uskutečňuje vysoká škola, rozhoduje rektor.
Na soukromých vysokých školách rozhoduje o přijetí ke studiu orgán určený vnitřním předpisem.
Na rozhodování o přijetí ke studiu se nevztahují obecné předpisy o správním řízení (na rozdíl od přijímacího řízení na střední školy).
Rozhodnutí musí být vystaveno písemně do 30 dnů od ověření podmínek pro přijetí ke studiu.
Musí obsahovat:
  • odůvodnění
  • poučení o možnosti předat žádost o přezkoumání.
Musí být uchazeči doručeno do vlastních rukou.
Uchazeč má právo nahlédnout do všech svých materiálů, které mají význam pro rozhodnutí o jeho přijetí ke studiu.
Uchazeč může požádat o přezkoumání rozhodnutí.
Žádost podává orgánu, který rozhodnutí vydal, ve lhůtě 30 dnů ode dne jeho doručení - zmeškání lhůty lze ze závažných důvodů prominout.
Jestliže je orgánem, který rozhodnutí vydal, děkan, může sám žádosti vyhovět a rozhodnutí změnit - v opačném případě ji předá k rozhodnutí rektorovi. Ten změní rozhodnutí, které bylo vydáno v rozporu se zákonem, vnitřním předpisem vysoké školy nebo stanovenými podmínkami. Jinak žádost zamítne a původní rozhodnutí potvrdí.    

Kapitola 3: Náležitosti přezkoumání rozhodnutí

Při neúspěchu u přijímacího řízení se může podat takzvané odvolání, nazývané podle nového vysokoškolského zákona přezkumné řízení. Žádost o přezkum rozhodnutí je nutné podat orgánu, který vydal rozhodnutí, nejpozději do 30 dnů od doručení záporného rozhodnutí.
Podání žádosti o přezkum by měl každý uchazeč dobře uvážit. Měl by nahlédnout do všech svých materiálů, které mají význam pro rozhodnutí o přijetí a zjistit, zda vůbec v testech dosáhl dostatečného počtu bodů. Pokud uchazeč u přijímacích zkoušek neprospěl, nemá smysl žádost o přezkum vůbec podávat.
Žádost o přezkum má smysl pouze pokud uchazeč přijímací zkoušky udělal a je pod čarou pro přijetí.
Obsahové náležitosti:
  1. jméno a příjmení, datum konání přijímacího řízení nebo jednací číslo
  2. úvod – informace o tom, že uchazeč úspěšně vykonal zkoušky, ale nebyl přijat
  3. žádost o přezkoumání rozhodnutí
  4. informace, které mají vést ke zvrácení rozhodnutí - odůvodnění je založeno na chybně ohodnocené odpovědi v přijímacím testu, na nejednoznačnosti zadání či odůvodnění, že odpověď uchazeče je také správná a měla být rovněž bodově ohodnocena
  5. uchazeč projevuje zájem o obor (účast na soutěžích souvisejících se zvoleným oborem ...) a umístil se těsně pod čarou na seznamu nepřijatých
  6. závěrečná fráze (poděkování za přezkoumání rozhodnutí, víra v kladné vyřízení žádosti)
  7. pozdrav
  8. přílohy (jsou-li k dopisu přiloženy)
  9. vlastnoruční podpis

Kapitola 4: Kontrolní otázky

  1. Které obsahové náležitosti má mít odvolání proti nepřijetí na školu?
  2. Je vhodné psát odvolání i v případě, že jste neuspěli u přijímacích zkoušek (zkoušky nevykonali na minimální počet bodů)?
  3. Který zákon stanovuje podmínky pro přijímání ke studiu na vysoké škole?
  4. Kdo rozhoduje o přijetí ke studiu ve studijním programu dané fakulty?
  5. Musí být rozhodnutí o přijetí/nepřijetí ke studiu uchazeči doručeno do vlastních rukou?
  6. Jak se odborně nazývá podle nového vysokoškolského zákona odvolání proti nepřijetí?
  7. Má uchazeč právo nahlédnout do všech svých materiálů, které mají význam pro rozhodnutí o jeho přijetí ke studiu?

Kapitola 5: Cvičení

  1. Vypracujte odvolání proti nepřijetí ke studiu na Vámi vybranou vysokou školu

Kapitola 6: Autotest

  1. Jaká je zákonná lhůta pro podání žádosti o přezkoumání rozhodnutí o nepřijetí ke studiu?




     
  2. Rozhodnutí o přijetí ke studiu nemusí obsahovat




     
  3. Rozhodnutí o přijetí ke studiu musí být vystaveno




     
  4. Kdo rozhoduje o přijetí ke studiu ve studijním programu dané fakulty?




     

Lekce 6: Literatura

  1. Fleischmannová, E. a Kuldová, O. Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti. 5. vyd. Praha: Fortuna, 2002. 199 s. ISBN 80-7168-896-7.
  2. Fleischmannová, E. a Šedý, R. Obchodní korespondence pro obchodní akademie. 1. vyd. Praha: Fortuna, 2002. 95 s. ISBN 176-798-96.
  3. Gafronová, J. a Bečka, J. Stylizace obchodních dopisů. Praha: Státní pedagogické nakladatelství, 1993. ISBN 80-0426379-8.
  4. Kuldová, O. Normalizovaná úprava písemností, komentovaná norma s ukázkami. 1. vyd. Praha: Fortuna, 1999. 79 s. ISBN 80-7168-896-7.
  5. Maitland, I. Jak psát obchodní korespondenci. Praha: Computer Press, 2000. ISBN 80-7226-324-2.
  6. Ústav pro jazyk český AV ČR. Pravidla českého pravopisu - školní vydání. 3. vyd. Praha: Fortuna, 1999. 383 s. ISBN 80-7168-679-4.
  7. Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory ČSN 01 6910. Praha: Český normalizační institut, 1997. 32 s.